ALV
Geplaatst op: 8 juni 2011
Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2011
30 leden aanwezig.
Met kennisgeving afwezig:
Rein en Marjan Kuperus; Jan Huisman; Jeany Zinkstok; Miriam van der Vliet; Nel Mets; Joke Kolleman; Leidi Doelen, Lammert Postma, Rob en Regien Sluimer, Richard Welboren.
1. De voorzitter opent de vergadering om 20.10 uur en heet iedereen hartelijk welkom.
2. De notulen van de ALV van 13 december 2010 worden zonder wijzigingen goedgekeurd.
3. Ingekomen stukken.
Vragen ten aanzien van de dubbelfunctie van Toon Kolleman als bestuurslid en groundsman. Henk van Arem geeft uitleg. Voorkeur van de mannen van het baanonderhoud ging uit naar Toon. We willen dit als bestuur ook wel veranderen, maar voorlopig is de situatie nu zo. Er wordt gezocht naar een vervanger voor Toon in het bestuur in de nabije toekomst.
Vragen over de lesbanen met name op woensdagavond. 5 banen zijn dan vergeven voor les van 20.30 tot 22.00 uur. Henk geeft uitleg: de bedoeling was 4 banen voor de selectie, maar er bleek ook nog één baan te zijn voor les van Jack. Dit is een tijdelijk probleem, het bestuur gaat bekijken hoe dit volgend jaar beter te regelen. Toename van leden betekent ook toename van lesuren.
Vraag over de verhuur van baan 10. Deze baan blijkt verhuurd aan een groep niet clubleden voor 1 uur per week gedurende het hele seizoen. Dit is een situatie, die eigenlijk niet kan, het bestuur gaat zich hier over beraden.
4. Bestuursmededelingen. De voorzitter geeft middels een PowerPoint presentatie uitleg over de stand van zaken binnen de vereniging.
· Verlichting van baan 6 t/m 9 gerealiseerd.
· Voetpaden en fietsenhok opnieuw betegeld
· Aanleg minibaan gerealiseerd, de oefenmuur zal deze week worden gemaakt.
· De toiletgroepen en het sanitair zijn vernieuwd.
· De vloer van het clubhuis is geheel opnieuw betegeld.
· Dakgoten en lichtkoepels geheel gemoderniseerd.
· Er wordt veel kapitaal gegenereerd uit sponsoring en subsidies van de gemeente.
· Het park ligt er inmiddels erg mooi bij, banen en groen worden prima onderhouden.
· Eredivisie. We zitten er middenin, handhaving lijkt veiliggesteld, play off nog haalbaar. De vereniging krijgt veel complimenten van KNTB officials en spelers ten aanzien van de verzorging en opvang , de toestand van de banen en het aanzien van het park.
· Vrijwilligers. De bedoeling is één en ander nog strakker te organiseren. Er is nog redelijk wat kritiek. Toon Kolleman geeft uitleg: iedereen is twee keer ingedeeld, er is controle op aanwezigheid, al slipt er ongetwijfeld wel eens iemand doorheen. De vrijwilligers diensten beginnen in de ochtend om 09.00 uur! Iedereen krijgt een persoonlijke mailing.
Er is onduidelijkheid over de taken. Toon zal zorgen, dat er voortaan een taakomschrijving achter de bar ligt.
· Rein Kuperus stopt met zijn functies als chef onderhoud en als bestuurslid eind 2011. Gezocht wordt naar een opvolger(ster).
· Er wordt met bloemen en dankwoord afscheid genomen van de dames van de recreatiecommissie, die gedurende vele jaren talloze activiteiten hebben georganiseerd.
5. Financiële verantwoording over 2010. Henk van Arem geeft een uitleg aan de hand van een dia met cijfers. Er blijkt een batig saldo van maar liefst € 85,-. Op verzoek zullen de stukken gemaild worden naar ieder, die dat wenst. Op de ALV dit najaar zal de begroting 2011 worden behandeld.
6. Verslag kascontrolecommissie. Peter Verheijen en Martijn Tesselaar hebben de financiële stukken over het boekjaar 2010 zorgvuldig geïnspecteerd en in orde bevonden. Er werden tijdens de controle van de boeken enkele kleine zaken gevonden, die echter in gesprek met de penningmeester goed konden worden verklaard, er zijn geen bijzonderheden te melden. De KCC adviseert dan ook de penningmeester decharge te verlenen voor het boekjaar 2010.
Aanvullende opmerkingen van de KCC (overgenomen uit verslag):
In het algemeen kan gesteld worden dat er een positief resultaat is gerealiseerd door verpachting van tennishal en kantine, derhalve vereenvoudiging van opbrengsten en kosten. Er zijn bewust wat kosten weggeschreven in 2010 ( bijvoorbeeld baanonderhoud), anders was het resultaat hoger geweest.
Er is kritisch gekeken naar het effect van verpachting op de vereniging, de onderlinge stromen tussen pachter tennishal en pachter kantine, alsmede de Stichting Toptennis. Realiserend dat 2010 nog een “overgangsjaar” betreft, zal 2011 een meer representatief beeld vormen. Wij adviseren dan ook begin 2012 een definitieve evaluatie op te maken.
We adviseren het bestuur de vaste kosten voor de toekomst goed te blijven monitoren. Dan gaat het met name om de rentekosten lening RABO, verzekeringen, gemeente (WOZ / erfpacht) en algemene kosten.
Sponsoren zijn en blijven, net overigens als een gestage groei van het ledenaantal (zowel jeugd als senioren), van groot belang voor HTC. Wij adviseren het bestuur zich hierop te blijven focussen.
Ook komend seizoen blijven Peter Verheijen en Martijn Tesselaar deel uitmaken van de kascontrolecommissie .
7. Lo Krom geeft een toelichting op het beleidsplan in voorbereiding. Er bestaat een voorbeeld beleidsplan voor verenigingen van de KNLTB. Dit lijkt goed werkbaar. De bedoeling is met een “denktank” bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende commissies en belangengroepen binnen de vereniging te gaan inventariseren en een plan te maken. Veel tijd hoeft dit niet te kosten, de blauwdruk ligt er al.
8. Rondvraag
Peter Verheijen. Weinig opkomst bij ALV, kan dit verbeteren met meer aankondiging? We zullen als bestuur nog meer aandacht geven aan de aankondiging.
Sponsorinkomsten licht gedaald, maar wel meer sponsoren? Er zijn sponsoren tussentijds gestopt, sommigen hebben (nog) niet betaald. Over het algemeen is er een groei van sponsorgelden.
Jaap Hoogendijk. Complimenteert het bestuur met de behaalde resultaten. Toch nog wat kleine kritische opmerkingen: de buitenkant van het park, m.n. de slootkanten zijn volgegooid met gravel en aarde. Er liggen nog boomstronken etc. Het bestuur belooft op korte termijn een rondje te lopen met Jaap om te inventariseren en belooft de paden langs de sloten weer te egaliseren.
Piet Koopman. Zelfde vraag als Jaap. Gras voor de voeten weggemaaid.
Frans van de Wulp. Dakgoten nu prima. Terrasverlichting hapert. TL buis in gang bij kleedkamers defect. Aan de terrasverlichting wordt gewerkt. De TL buis zal ook worden vervangen.
Sylvia Stähli. Banen voor CIC, is hier een contractuele regeling voor afgesproken? Er is een contract, maar geen detailafspraken over het gebruik van de banen. Henk van Arem geeft een korte uitleg. Het punt zal op de agenda van de volgende ALV worden geplaatst. Het blijft een punt van discussie.
9. Henk sluit de vergadering om 21.05 uur.
