Beleidsplannen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beleidsplan HTC

 

Voorwoord.

 

De Helderse Lawntennis Club HTC bestaat in 2012 70 jaar. De afgelopen drie jaren zijn voor de club voorspoedig verlopen, zowel op financieel als sportief gebied, het ledenaantal is met ongeveer 10 procent gestegen en de jeugd groeit in aantal en in prestaties. Kortom, het gaat de club redelijk voor de wind. Actieve inbreng van sponsorcommissie, jeugdcommissie en de technische commissie hebben veel bijgedragen tot dit succes.

Waarom dan toch een beleidsplan? Het gaat toch goed zo?

Wel, het laatste bekende beleidsplan stamt van 29 maart 2001 en geeft slechts in zeer algemene termen weer, wat de doelstellingen voor dat betreffende jaar waren. Geen planning voor de langere termijn en dus niet meer "van deze tijd".

Gezien de ontwikkelingen binnen de tenniswereld, de demografische ontwikkelingen binnen Den Helder en omstreken en de huidige economische ontwikkelingen in Nederland en Europa lijkt het zinnig vooruit te kijken naar de verwachtingen voor komende jaren.

 

 Hoe is het plan tot stand gekomen?

 

|Het bestuur heeft dankbaar gebruik gemaakt van het werkboek verenigingsbeleidsplan van de KNLTB. Aan de hand van inventariserende vragen, implementatie van eigen vragen en wensen en ontwikkelingen binnen en buiten de vereniging heb ik in overleg met verschillende taakgroepen binnen de club een concept beleidsplan geschreven. De jeugdcommissie had zelf al een beleidsplan voor de jeugd het licht laten zien en dit plan is als bijlage opgenomen.

In het plan wordt aandacht besteed aan de verschillende aspecten van de vereniging, recreatiesport, topsport en sociale context zijn in het beleidsplan opgenomen. Ook de recente ontwikkelingen rond het eredivisieteam maken deel uit van het plan.

Ook aandacht voor het 70 jarig bestaan van de vereniging op 17 oktober 2012, de verpachting van de kantine, de ontwikkelingen betreffende de binnenbanen en plannen voor het onderhoud en verbetering van het park komen ter sprake.

Het is moeilijk ieder lid te betrekken bij het opstellen van een dergelijk plan, maar door de verschillende commissies, actieve leden en het bestuur actief te benaderen hoop ik een voor alle leden acceptabele grootste gemene deler te hebben gevonden.

 

De toekomstvisie.

 

Wat voor een vereniging willen we in de komende jaren worden?

 

-           we streven naar verdere groei van het ledental tot ca. 900 leden in 2016.

-           we willen behoud en verdere verbetering van ons mooie tennispark.

 -          we streven naar verbetering van banen, waterhuishouding en hekwerk.

-           betere organisatie van vrijwilligerstaken en verdeling van werkzaamheden

-           goed baanonderhoud middels groundsman(men)

-           we willen een club met naast elkaar prestatiesport en recreatiesport, voor alle leeftijdsgroepen, waarbij iedereen elkaar ruimte geeft en respecteert en er oog is voor elkaars belangen.

-           we willen ook een sociale functie hebben, waarbij iedereen de mogelijkheid heeft om in een gezellige en vertrouwde sfeer met elkaar te kunnen omgaan, met ook activiteiten, die niet altijd met tennis te maken hoeven te hebben. Verenigingsgevoel staat bij velen op het verlanglijstje.

-           Hierbij hoort een goede organisatie en goed beheer van clubgebouw en kantine.  -Handhaving en eventueel uitbreiding van toernooien, competitie, het "opnieuw''  invoeren van clubkampioenschappen en recreatieve toernooitjes.

-           Behoud van de huidige goede financiële basis, zonder grote aanpassingen in de contributiesfeer. Behoud en uitbreiding van de sponsoring en gebruik van subsidies..

-           Streven naar een goed samenwerking met verenigingen in de directe omgeving,

-           We willen het imago van dé tennisclub van de Noordkop

-           We streven naar eigen beheer over de binnenbanen

-           We willen continu verbetering en ontwikkeling, zonder in te slapen in de status quo.

-           Op sportief gebied willen we spelen op het hoogst haalbare niveau, maar ook met veel plezier blijven  deelnemen aan de regionale en landelijke competities.

-           Meer jeugd leden blijft doel van de vereniging, want de jeugd heeft......

 

Hoe willen we ons naar buiten toe profileren.

 

Voor velen is tennis vaak nog een tweede sport naast voetbal en zoals in Den Helder: basketbal. We willen de tennissport verder promoten binnen de gemeente. Dat kan middels activiteiten op jaarmarkten, activiteiten op- of met scholen en door prestatietennis, waarbij het publiek enthousiast gemaakt kan worden om zelf ook eens een balletje te slaan. De KNLTB heeft diverse voorbeelden en programma's , hoe het publiek meer "tennisminded" te krijgen. Hiervan zullen we gebruik blijven maken. Contacten met sportfederatie, gemeente etc. zijn ook van wezenlijk belang om tennis onder de aandacht  te brengen en te houden.

Er bestaat tussen de verschillende tennisverenigingen in de gemeente een gezonde rivaliteit, maar we willen er naar streven toch te komen tot meer samenwerking met name op het gebied van de jeugdtraining en ontwikkeling van (top)talent. We willen openstaan voor overleg met anderen.

Ook een goed contact met de media, zoals Helderse Krant, Helders Weekblad, LOS en andere regionale zenders is voorwaarde om de club beter op de kaart te zetten.

 

Wat zijn sterke en zwakke kanten van de club, welke externe kansen en bedreigingen zijn er.

 

Sterke punten:

- ledental groeit, met name jeugd

- er zijn redelijk veel actieve mensen, die bereid zijn deel te nemen aan bestuur en commissies.

- er is een zeer actieve jeugdcommissie

- sponsoring wordt goed gemanaged, goede financiële basis.

- het bestuur neemt veel initiatief met betrekking tot onderhoud en verbetering

- grootste vereniging van de Noordkop, veel mogelijkheden om te tennissen

- door frenchcourt banen  en verlichting kan het hele jaar buiten worden gespeeld

- clubhuis gemoderniseerd, gezellige sfeer, binnenbanen aanwezig

- tennisschool actief betrokken bij jeugdopleiding en topsportgebeuren

- het park is centraal in de stad gelokaliseerd, ziet er zeer fraai uit en de sfeer is goed.

- onderhoud van banen, park en clubhuis is redelijk verzorgd

 

Zwakke punten:

- te weinig communicatie tussen de leden, tussen bestuur en leden en tussen de verschillende commissies en belanghebbenden

- ALV wordt mede hierdoor zeer slecht bezocht

- nog veel onderling gekissebis, mede door haperende communicatie

- tekort aan"kartrekkers"

- internet mogelijkheden en website worden nog niet voldoende benut.

- samenwerking met andere clubs in de regio kan veel beter, er is nog een sfeer van onderling wantrouwen.

- communicatie met gemeente en overkoepelende sportorganisaties schiet nog tekort.

- mogelijkheden voor 65-plussers zijn zeer beperkt, er wordt voor deze groep te weinig georganiseerd.

- er ontbreekt een duidelijk inzicht in de financiële structuur, het is voor de leden niet voldoende inzichtelijk wat er met de verschillende geldstromen gebeurt.

- geen financiële buffer

- er is behoefte aan een structuurschema van de vereniging

- onderhoud van de sproei installatie loopt achter.

 

Externe kansen en bedreigingen

 

Grootste bedreiging is afname van het aantal leden door demografische ontwikkelingen binnen de gemeente Den Helder, zoals leegstand, bevolkingsafname en vergrijzing. Ook toename armoede en werkloosheid dragen niet bij aan de ledenaanwas.

De economische crisis van de afgelopen jaren maakt het tevens moeilijk om voldoende sponsoring te verwerven.

Een wellicht wat minder acute dreiging bestaat eruit, dat het park op erfpacht staat van de gemeente en dus onderhevig kan zijn aan politieke voorkeuren.

Een enigszins wrang positief punt is het groeiend ledenaantal door verloop bij andere tennisclubs in de regio, de club heeft een zekere magneetwerking.

 

Doelen voor de komende jaren

 

Deze vloeien voort uit de voorgaande inzichten.

 

- we streven naar een leden aanwas tot ca. 900 leden in 2016

- we zoeken naar optimale sponsoring

- meer "kartrekkers"

- uitbreiding van het activiteitenaanbod voor met name ouderen

- verbetering communicatie onderling en naar buiten toe

- meer openheid van bestuur naar leden, stimuleren bijwonen ALV

- opstellen organigram van de vereniging

- betere benutting IT

- meer duidelijkheid financiële structuur, zorgen voor financiële buffer

- verbetering organisatie "vrijwilligers", duidelijke structuur en taakstelling

- optimalisatie functioneren van het bestuur

- optimalisatie contacten met tennisschool en halbeheer

- goede controle op verpachting kantine

- verdere verbetering onderhoud park en banen

- streven naar optimale bezetting banen, regulering drukte en onderbezetting

- park en kantine zoveel mogelijk open houden

- opzetten van een clubarchief

- organisatie 70 jarig jubileum in 2012.

- speciale aandacht voor scholentennis, jeugdaanwas etc.

 

 

 

Deze doelen nader uitgewerkt.

 

We willen actief leden gaan werven. Bij de jeugd is dit al praktijk middels tennismiddagen voor scholen en "Maak kennis met tennis". De aanleg van de minibaan achter baan 3 met de oefenwand is een stimulans voor de allerkleinsten. De jeugdcommissie maakt zich sterk voor ledenaanwas en het behoud van jeugdleden voor de vereniging, door adequate begeleiding, trainingen, toernooitjes en diverse aan tennis gelieerde activiteiten, zoals bijvoorbeeld het opleiden tot ballenkind en het bezoek aan de Masters.

Ook voor het werven van volwassen leden en ouderen dient een plan de campagne in de komende jaren worden gemaakt. Te denken valt aan oriëntatiedagen, gratis een eerste les of bijvoorbeeld een proeflidmaatschap van 2 weken tot 1 maand. Het zou goed zijn, hier een taskforce voor in het leven te roepen om dit plan verder uit te werken. Voor oudere leden vanaf 60 jaar dienen er op de leeftijdsgroep gerichte activiteiten te worden georganiseerd. Te denken valt aan 60+ of 70+ toernooien, organisatie van regionale of landelijke veteranenkampioenschappen, racketavonden/middagen voor ouderen en misschien een ouderendag tijdens het Akse Media Toernooi? Ook hiervoor zal er een beroep worden gedaan op actieve leden, die hier oog voor hebben, wellicht vanuit deze leeftijdscategorie.

Er is overdag door de week hier voldoende baanruimte voor beschikbaar.

 

Zoeken van potentiële sponsors is een taak van de sponsorcommissie, die deze taak tot dusverre zeer voortvarend hebben aangepakt met tastbaar resultaat. Het blijft zaak hier actief mee bezig te blijven. Ondanks de tanende economie, blijven er genoeg enthousiaste ondernemers, die de sport en met name onze vereniging een warm (financieel) hart toedragen.

Verder moeten we als bestuur alert blijven op mogelijke subsidies vanuit gemeente of andere instellingen. Uiteraard blijft de contributie de belangrijkste bron van inkomsten en we verwachten ook van de leden, dat ze deze betalen binnen de gestelde termijn, dat wil zeggen voor 1 april van het lopende kalenderjaar.

 

Wie trekken de kar? Veel mensen zijn bereid taken binnen de vereniging als vrijwilliger op zich te nemen, maar weinigen kunnen en willen het voortouw nemen of leiding geven. Het bestuur stelt zich tot taak naar zulke mensen te zoeken en streeft naar een takenmodel, waarbij verschillende groepen vrijwilligers onder de leiding van één of meerdere "kartrekkers" de diverse onderhoudstaken gaan verrichten. De leden wordt bij aanvang van elk kalenderjaar gevraagd aan te geven, voor welke functie(s) ze belangstelling hebben, middels een takenformulier, dat bij de contributienota is gevoegd of anders per e-mail aan de leden wordt toegezonden.

 

Bij dit alles blijft het natuurlijk van groot belang, dat we met elkaar in gesprek blijven. Er dient door het bestuur regelmatig voorlichting te worden gegeven naar de leden toe over wat er allemaal gebeurt en verandert binnen de vereniging. Regelmatig verslag op de website over veranderingen en/of aanpassingen, laat één of twee bestuursleden aanspreekpunt zijn om te voorkomen, dat het bestuur meerdere verschillende versies van de realiteit uitdraagt. Bestuursleden dienen te verwijzen naar deze aanspreekpinten en zelf geen verklaringen of beloftes te doen. Maak ook duidelijk naar de leden, dat deze aanspreekpunten er zijn. Het moet niet zo zijn dat allerlei zaken worden afgedaan aan- of door de bar! Vragen over lidmaatschap, opzegging etc. horen thuis bij de ledenadministratie, financiële kwesties bij de penningmeester en vragen over beleidszaken bij de voorzitter. Er dient ook een goede communicatie te blijven tussen de verschillende commissies en het bestuur, de commissies zijn verantwoording schuldig voor hun handelen aan het bestuur.

Door de leden meer te betrekken bij alle ontwikkelingen en door hier regelmatig verslag van te doen op de website of per verenigingsmailing, wordt wellicht de opkomst bij de ALV ook verbeterd. We moeten streven naar clubgevoel, niet alleen een plaats om te tennissen zijn, maar ook een sociale context, waarbij het gewoon prettig voelt lid van onze club te zijn.

Aansluitend hieraan zal er een organigram moeten worden gemaakt, waaruit blijkt hoe de vereniging bestuurlijk is opgebouwd en welke verschillende commissies en taakgroepen binnen de vereniging bestaan. Hiervoor dient het bestuur zorg te dragen.

 

Een groep leden, die af en toe wat tussen wal en schip dreigt te geraken bestaat uit de ouderen onder ons.  Met name degenen, die een 65+ lidmaatschap hebben en alleen overdag door de week spelen. Hiervoor wordt te weinig gedaan. Vaak tennissen ze in kleine groepjes en hebben weinig band met de club. Het organiseren van een interne competitie voor deze categorie of regelmatige kleine toernooien zou een oplossing kunnen bieden. Misschien een ouderencommissie?

Voor het recreatieve aspect binnen de vereniging zou het goed zijn, toch ook weer een recreatiecommissie op te richten. Ook om het helaas teloorgegane clubkampioenschap nieuw leven in te blazen.

 

 

Hoewel enkele leden, nog onaangetast door het internetvirus, zich staande weten te houden in onze samenleving, heeft de overgrote meerderheid tegenwoordig een PC met e-mailfaciliteiten. Als club moeten we hiervan gebruik maken om snel te kunnen communiceren en om portokosten te besparen. Degenen, die geen mailmogelijkheden bezitten kunnen bij de secretaris schriftelijk aangeven in hoeverre zij op de hoogte willen worden gehouden. Zij kunnen dan hun informatie nog op de traditionele wijze ontvangen.

De banen zullen mogelijk in de toekomst van huis uit elektronisch  kunnen worden afgehangen onder zekere voorwaarden, hier wordt al aan gewerkt... Ook is een elektronische toegang tot het park en het clubhuis door middel van het spelerspasje in onderzoek. Dit alles om de veiligheid en controleerbaarheid te vergroten.

 

De vereniging is in grote lijnen financieel gezond, maar er ontbreekt een financiële buffer om eventuele tegenslagen of groot onderhoud op te vangen. Het bestuur dient de komende jaren te zorgen voor een appeltje voor de dorst. Voor de leden moet ook inzichtelijk zijn hoe de vereniging met haar gelden omgaat, hoe de gelden worden verdeeld over de verschillende commissies en welke grote uitgaven worden en zijn gepland. Het bestuur brengt  hier regelmatig verslag over uit.

Jaarlijks op de voorjaar ALV  is het financieel verslag van het voorgaande jaar beschikbaar en bespreekbaar

 

Er komt een nieuwe aanpak van het vrijwilligersbeleid. De huidige situatie voldoet niet, er komt meer duidelijkheid over taakstelling. Er komt een uitgewerkt vrijwilligersplan, waarvan in grote lijnen hierna de opzet wordt gekenschetst.

Er zijn 4 taakgroepen: bardiensten, onderhoud parkgroen, onderhoud banen en onderhoud clubgebouw. Tevens is het mogelijk door deelname aan commissies of bestuur vrijwilligersdiensten te vervullen. Bij aanvang van het nieuwe kalenderjaar kan ieder lid aangeven, voor welke taken hij/zij opteert, hiertoe wordt gebruik gemaakt van het takenformulier, dat per e-mail wordt toegestuurd, of bij de contributienota wordt gevoegd.

Elke taakgroep zal worden aangestuurd door een hoofdvrijwilliger, die de taken verdeelt en zorg draagt voor de continuïteit. Niet iedereen zal elk jaar taken hoeven te verrichten, maar wel is iedereen in principe oproepbaar bij gebrek aan menskracht. We hopen zo een beter en met name duidelijker vrijwilligersbeleid te ontwikkelen.

 

Het bestuur draagt zorg voor een goede coördinatie van het verenigingsgebeuren, controleert de financiën en is eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de club en de contacten naar buiten toe. Het bestuur dient zijn eigen functioneren regelmatig te evalueren en open te staan voor kritiek vanuit de ledenvergadering. Binnen het bestuur  worden de taken verdeeld en wordt een lijst van actiepunten stelselmatig nagelopen op vorderingen en/of wijzigingen.

 

Contacten met de tennisschool en de beheerder van de tennishal vinden regelmatig plaats.

De tennisschool is nauw betrokken bij de begeleiding van de jeugd, de  groep selectiespelers en de organisatie van de topsport. Met de school worden goede afspraken gemaakt over lesuren en gebruik van de banen. Alle lesnemers, die gebruik maken van de banen van HTC dienen lid van de vereniging te worden/zijn..De tennisschool dient dit te controleren en terug te koppelen aan de ledenadministratie.

Met de eigenaren van de tennishal wordt onderhandeld over pacht kantine in de wintermanden,energiekostenverdeling en beschikbaarheid van de hal tijdens toernooien / competitie. Het bestuur streeft er naar, in de toekomst de hal in eigen beheer te krijgen, als zich hiervoor mogelijkheden aandienen.

 

Het bestuur oefent controle uit op de verpachting van de kantine. Prijzen en openingstijden worden in overleg met de pachters vastgesteld. Het streven is de kantine zoveel als mogelijk is open te stellen. Als het gebruik van de banen overdag toe gaat nemen, dient ook de kantine beschikbaar te zijn. Tijdens de competitie weken blijft het voor de thuisteams mogelijk zelf voor wat catering te zorgen. Hiervoor is ruimte en koeling beschikbaar.

 

Het park en de banen blijven continue in onderhoud en we streven naar optimalisatie van de waterhuishouding, kwaliteit van de benen en de aankleding van het park qua meubilair en groenvoorziening. De verlichting van de banen 1 t/m 4 zal worden verbeterd en op het niveau van de andere lichtbanen worden gebracht. Ook wordt gewerkt aan de hoogte van de bankjes, om iedereen een beter uitzicht op de banen te geven. Hekwerk en gaas worden gerepareerd en desnoods vernieuwd. De sproei installaties worden gemoderniseerd

Natuurlijk is ieder lid zelf verantwoordelijk voor het klein onderhoud als vegen na gebruik van de baan, opruimen van afval etc.

 

Overdag op doordeweekse dagen buiten het competitieseizoen, wordt het park weinig gebruikt. We willen hier meer invulling aan geven door promoten van bedrijfstennis, organisatie van activiteiten voor ouderen en schooltennis. Bedrijven kunnen speciale pasjes kopen waarop door werknemers van het bedrijf op bepaalde uren overdag kan worden getennist. Voor ouderen kunnen competities of toernooitjes worden georganiseerd, voor de schooljeugd klunen uren beschikbaar worden gesteld onder begeleiding van de jeugdcommissie om kennis te maken met tennis.

We streven naar een goede verdeling van de drukte op de avonden. Dit in samenspraak met de tennisschool en de technische commissie. Toch zal niet te voorkomen zijn , dat het soms spitsuur kan zijn op populaire avonden als donderdag en vrijdag.

 

Er heeft zich in de loop der jaren een enorme berg mappen en papieren opgehoopt. Een gedeelte staat op zolder en meer recente stukken verstoppen de bestuurskamer.

Archivering hiervan is, hoewel een enorme klus, wel van belang.

We zoeken naar enthousiaste leden, die hier mee aan de slag willen.

 

Tenslotte: 2012 is een jubileumjaar. Er worden diverse activiteiten georganiseerd. Er zal een adhoc commissie bijeen worden geroepen  om de organisatie van één en ander te regelen. Het hele verenigingsjaar komt in het teken van het 70-jarig jubileum te staan.

 

 

Bijgevoegd is het jeugdplan, zoals opgesteld door de jeugdcommissie en het beleidsplan van de technische commissie.

 

 

 

Den Helder, februari 2012

 

Lo Krom, secretaris

 

 

 

 

 

.

 

 

 

 

 

 

 

Beleidsplan Technische Commissie HTC

2012 – 2016

 

Inhoud

Hoofdstuk 1 Doelstelling technische commissie. 3

1.1 Algemeen. 3

1.2 Huidige en gewenste situatie. 3

Hoofdstuk 2 Organisatie en werkwijze technische commissie. 4

2.1 Begroting. 4

2.2 Leden TC. 4

2.3 Vergaderfrequentie. 5

2.4 Taken en taakverdeling. 5

Hoofdstuk 3 Relatie met bestuur en overige commissies. 5

3.1 Contacten met het Bestuur. 5

3.2 Contacten met overige commissies. 5

Hoofdstuk 4  Organisatie landelijke competities. 5

4.1 Soorten competitie/Aantallen teams/criteria. 5

Soorten competities. 5

Hoofdstuk 5  Richtlijnen samenstellen selectietrainingen en competitieteams. 6

5.1 Inleiding. 6

Algemeen: Selectie/Competitie/Opzet. 6

5.2. Selectietrainingen. 6

Algemeen. 6

5.3. Competitieteams. 7

Algemeen. 7

5.4 Trainingsbijdrage deelnemers en vereniging. 8

Hoofdstuk 6 Trainers. 8

6.1 Algemeen. 8

6.2 De Trainers. 8

6.3 selectietrainingsuren en banen. 8

Bijlage Sportieve Jaardoelen

 

 

Hoofdstuk 1 Doelstelling technische commissie

1.1 Algemeen

De Technische Commissie, hierna TC te noemen, heeft tot doel Tennis als wedstrijdsport binnen HTC te  ontwikkelen, te promoten en trainingsmogelijkheden te faciliteren.

De werkzaamheden van de TC vallen onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur van HTC. Het Bestuur kent de TC daarbij echter een eigen beleidsverantwoordelijkheid toe. Dit betekent dat de TC haar werkzaamheden zelfstandig uitvoert en dat het bestuur toetst of de taken van de TC worden uitgevoerd binnen de statuten, het huishoudelijk reglement en het beleidsplan/budget van de TC. Uiteraard dienen de activiteiten van de TC ook in overeenstemming te zijn met het algemeen beleid van de vereniging.

Het realiseren van bovengenoemde doelstelling vindt onder andere plaats door middel van:

•         Faciliteren van tennistrainingen voor selectiespelers.

•         Aantrekkelijk aanbieden van trainingen voor getalenteerde spelers.

•         Bevorderen van prestatief tennis, o.a. door het faciliteren van deelname aan de KNLTB competitie. (op een zo hoog mogelijk niveau)

•         Verzorgen van trainingen die tot doel hebben getalenteerde spelers te binden aan onze vereniging, waarmee op termijn de doorstroom en daarmee de continuïteit van de vereniging wordt gewaarborgd.

•         Het bieden van leerzame en uitdagende trainingen voor jeugd en jonge volwassenen.

•         (Jeugd)leden een boeiende en uitdagende tennisomgeving bieden binnen een vereniging waar alle leden zich prettig kunnen voelen.

•         Zich presenteren als een aantrekkelijke vereniging voor wedstrijdspelers en talentvolle jeugd.

•         Verbeteren communicatie met de selectieleden, trainers en TC.

 

Opmerking:

Bovenstaande doelstellingen dienen ook in samenwerking met andere commissies nagestreefd en ook door het verenigingsbeleid uitgedragen te worden.

 

1.2 Huidige en gewenste situatie

Huidige situatie

De TC heeft de afgelopen jaren in financieel opzicht een behoudend en adhoc beleid gevoerd. Op alle gebied is er voor iedere uitgave steeds toestemming aan het Bestuur gevraagd. In alle gevallen is er zo zuinig mogelijk geacteerd, waarin vaak te veel op de financiën werd gelet en minder op de kwaliteit van zaken.  Op technisch gebied zien we dat de vereniging zich in een overgangssituatie bevindt. Talentvolle jonge jeugd stroomt onze vereniging in en verdient de nodige tennisaandacht. De jonge volwassenen die de afgelopen jaren door de selectietrainingen naar een hoog niveau zijn doorgestoten, ontwikkelen zich door.

Echte opvolging laat op dit moment even op zich wachten maar is in potentie ruim aanwezig.

De TC maakt gebruik van de tennisleraren van CIC. De trainingen worden georganiseerd door 5 tennisleraren van CIC. Financiële afhandeling van de trainingen vinden plaats middels een jaarbedrag, dat geheel door de tennisschool wordt geregeld en geïncasseerd. HTC betaalt aan de tennisschool een bijdrage in de kosten (subsidie), al naar gelang de pakketkeuze, welke de selectiespeler heeft gekozen. Richtlijnen bedragen worden ieder jaar door de TC, CIC en de selectiespeler afgesproken en vastgelegd in een overeenkomst van een jaar.

Door de diensten en kennis in te huren is de TC in staat de kwaliteit en het niveau van de trainingen voor de selectie goed te bewaken en bij te sturen wanneer noodzakelijk.

 

Gewenste situatie

Om de continuïteit van de vereniging ook op lange termijn te waarborgen is het noodzakelijk om op alle gewenste niveaus tennistrainingen te faciliteren. Gewenst is binding van startende leden o.a. door het faciliteren van training en voor talentvolle spelers het op een hoger peil brengen door extra training van hooggekwalificeerde trainers.

Voor jeugd en senioren verzorgt de tennisschool een zgn TOP uurtje, waar de meest talentvolle jeugd en senioren wordt uitgenodigd. Deze trainingen zijn gratis en extra. Deze situatie moet gehandhaafd blijven.

Qua niveau bevindt HTC zich op het gewenste peil. Verbreding en stevigheid op alle niveaus is gewenst.

Om dit te bereiken moet er geïnvesteerd worden in kwaliteit van spelers. Dit door zelf op te leiden en door kwaliteit desnoods aan te trekken indien dit (even) niet in de eigen vereniging aanwezig is. Op deze manier blijft HTC aantrekkelijk voor alle niveaus van tennisspelers en kan iedereen bij HTC blijven spelen, ook als er even niet genoeg kwalitatief gelijke spelers aanwezig zijn.

Hiertoe is het noodzakelijk om over de juiste financiële middelen te kunnen beschikken.

Welke dit zijn, beschrijven we ieder jaar in een bijlage “Financiën”, welke elk jaar wordt aangeleverd, besproken en door Bestuur geaccordeerd.

De kwaliteiten van CIC trainers zijn op dit moment erg hoog. Het is zaak om dit hoge niveau te behouden en indien mogelijk zelfs aan te scherpen.

Juist nu er een instroom van nieuwe leden op gang is gekomen ziet de TC mogelijkheden nieuwe jeugd- maar ook seniorleden te werven. Door groei in leden te bieden, profiteert de gehele vereniging en draagt dit bij tot een verdere verbetering van de financiële situatie.

Het binden van (jeugd)leden is voor de TC een belangrijk punt. De TC wil in nauwe samenwerking, met o.a. de jeugdcommissie en CIC tennisschool, plannen uitwerken die tot meer binding met HTC zullen leiden. De CTT trainingen, de 2 TOP trainingen en 2 kwalitatief hoogwaardige toernooien zijn hier een goed voorbeeld van.

Juist in tijden waarin in “vergrijzing” dreigt binnen de tennissport moeten wij juist extra investeren in de jeugd. Hierin kan HTC zich, met het grootste aantal jeugdleden, onderscheiden van andere lokale verenigingen. Extra investeren in de jeugd hoeft niet persé financiële consequenties te hebben. Dit kan o.a. door het extra organiseren van jeugdactiviteiten binnen en buiten de vereniging of in samenwerking met andere verenigingen. Hierin kan vooral de jeugdcommissie een grotere rol te spelen.

 

Hoofdstuk 2 Organisatie en werkwijze technische commissie

2.1 Begroting

De TC stelt jaarlijks een begroting op in de bijlage “Jaardoelen en Financiën” en stelt deze ter beschikking aan het Bestuur. Na akkoordbevinding door de het Bestuur, dat weer in de Algemene Ledenvergadering hiertoe toestemming vraagt, conformeert de TC zich aan deze begroting.

Financiën

Momenteel is het zo dat nieuwe jeugdleden een startsubsidie krijgen via het “Maak Kennis Met Tennis” programma. Daarna wordt het “aankopen” van trainingen bevordert middels subsidie door de club. Hier geldt dat jeugd en prestatieve volwassenen meer subsidie verdienen als naar mate er meer getraind wordt en het niveau hoger wordt.

Om competitieteams op een hoog peil te krijgen en te houden, is het de TC toegestaan om teams aan te vullen spelers van buiten de eigen club. Doel hiervan is om op hoog niveau competitie te blijven spelen en een voorbeeldfunctie te vervullen voor de rest van de club (jeugd en senioren). De TC is gemachtigd om binnen het budget deze aanvullende leden oa trainingen/ een passend lidmaatschap en andere faciliteiten  aan te bieden.

Per jaar worden er in bijlage “Jaardoelen en Financiën 20xx” de jaardoelen en de bijbehorende begroting beschreven.

 

2.2 Leden TC

De TC bestaat uit minimaal 5 leden. Deze leden worden jaarlijks door de Algemene Vergadering benoemd.

Op dit moment (1 jan. 2012) bestaat de commissie uit 4 leden. De voorzitter van de TC is tevens lid van het Algemene Bestuur.

De taakverdeling wordt jaarlijks herzien en vastgesteld in een TC-vergadering.

2.3 Vergaderfrequentie

De TC vergadert in beginsel een keer per maand. Deze frequentie wordt opgevoerd als de omstandigheden hiertoe aanleiding geven. (bv in tijden voor de competitie/seizoensovergang).

2.4 Taken en taakverdeling

De taken binnen de TC zijn uit:

1.       algehele coördinatie en bestuur vertegenwoordiging

2.       financiële zaken

3.       secretariaatswerkzaamheden/ contacten KNLTB

4.       selectietraining/contacten trainers

5.       competitie

6.       TC beleid

7.       Communicatie spelers/club/ouders ivm trainingen en competitie.

 

Elk van de leden is voor een of meerdere van de hierboven vermelde taken binnen de TC verantwoordelijk. Hij/zij kan daarbij altijd een beroep doen op de  medewerking van de overige leden van de TC.

 

De TC als geheel is verantwoordelijk t.o.v. bestuur en leden voor iedere taak afzonderlijk en voor het totaal van de taken van de TC.

De werkzaamheden van de TC vallen onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur van  HTC.

Het Bestuur kent de TC daarbij echter een eigen verantwoordelijkheid toe. Dit betekent dat, de TC haar werkzaamheden zelfstandig uitvoert en dat het Bestuur toetst of de taken van de TC worden uitgevoerd binnen de statuten, het huishoudelijk reglement en het beleidsplan van de TC evenals binnen het algemene verenigingsbeleid.

 

Hoofdstuk 3 Relatie met bestuur en overige commissies

3.1 Contacten met het Bestuur

De voorzitter van de TC heeft zitting in het Algemene Bestuur van HTC. Hij/zij legt hierbij verantwoording af over de werkzaamheden van de TC.

De voorzitter van de TC heeft in de lijn met het Bestuur verder tot taak :

1.       de communicatie tussen Bestuur en TC in positieve zin te bevorderen

2.       het bewaken van de noodzakelijke aandacht door het Bestuur voor het onderdeel “wedstrijdsport” binnen HTC

3.       het gevraagd of ongevraagd doen van door de TC ontwikkelde voorstellen aan het Bestuur.

 

3.2 Contacten met overige commissies

De TC werkt met alle commissies samen, daar waar dat noodzakelijk of wenselijk is. Vooral de samenwerking met de JC ligt voor de hand.

 

Hoofdstuk 4  Organisatie landelijke competities

4.1 Soorten competitie/Aantallen teams/criteria

Soorten competities

De TC van de HTC streeft ernaar om aan alle, door de KNLTB georganiseerde competities deel te nemen.

Het betreft dan districts- en landelijke competitie. De TC regelt en begeleidt de landelijke competities van jeugd en senioren.

Aantallen teams

Er kunnen niet meer teams deelnemen dan er, conform de richtlijnen van de KNLTB, baancapaciteit aanwezig moet zijn, De Club-VCL zal steeds, in overleg met de contactpersoon van de KNLTB, vaststellen hoeveel teams tot de competitie kunnen worden toegelaten.

Criteria opstellen teams

1. Competitie spelen in beginsel alle deelnemers aan de selectietrainingen (voorwaarde tot subsidie)

2. Zij die zich aanmelden voor de competitie zullen, voor zover er plaats is, worden opgesteld

3. De teams worden naar sterkte samengesteld, waarbij het oordeel van de TC bepalend is. De richtlijnen van de KNLTB, m.b.t. speelsterktes (DSS) zullen door de TC verwerkt worden in de teamsamenstellingen. Ook andere aspecten zoals; individuele speelsterkte, toernooi resultaten, eerdere competitie resultaten en homogeniteit van een team, zullen door de TC meegewogen worden.

Richtlijnen aanvoerders competitieteams

1. De TC stelt jaarlijks, voorafgaande aan de competitie de richtlijnen voor de aanvoerders vast.

2. De TC zorgt dat er binnen de TC in ieder geval één persoon de cursus “Verenigings Competitie Leider” heeft gevolgd

 

Hoofdstuk 5  Richtlijnen samenstellen selectietrainingen en competitieteams

Beschrijving van het keuzeproces om te komen tot leden die deelnemen aan selectie- of clubtrainingen en het samenstellen van competitieteams

5.1 Inleiding

Algemeen: Selectie/Competitie/Opzet

Naast andere heeft de TC onder andere tot taak de selectietrainingen te organiseren evenals de competitie. De TC heeft zichzelf de opdracht gegeven om de wijze van besluitvorming rondom deze twee zaken op papier te zetten. Door dit proces aan het papier toe te vertrouwen en het met haar leden te delen wordt een belangrijke stap gezet in het verschaffen van duidelijkheid hoe de TC tot de door haar gemaakte keuzes is gekomen. Van belang is om vooraf duidelijk te maken dat het samenstellen van de selectie los staat van de wijze waarop competitieteams worden samengesteld. Anders gezegd: samen trainende groepen spelen niet per definitie ook samen in een competitieteam.

HTC streeft er naar om talentvolle (jeugd)leden in de gelegenheid te stellen extra trainingen te volgen. De vereniging zal een deel van de kosten voor haar rekening nemen. Het ontbrekende deel moet door de deelnemers zelf worden opgebracht.

De vereniging beschikt op dit moment over 4 trainers, te weten 2 senioren en 2 jeugdtrainers, alles betrokken vanuit CIC.   Er wordt onderscheid gemaakt naar verschillende niveaus. De TC en de trainers selecteren op basis van een aantal criteria de talentvolle (jeugd)leden.

Het deelnemen aan de competitie (KNLTB) is een van doelstellingen van de vereniging. Om tot een evenwichtige samenstelling van de competitieteams te komen is het van belang de samenstellingscriteria zo transparant mogelijk te houden. Gesubsidieerde selectiespelers worden geacht competitie te spelen.

Hierna volgt een beschrijving aan van het selectieproces tbv het samenstellen van de selectie, en een beschrijving van de richtlijnen die worden gehanteerd bij het samenstellen van de competitieteams.

5.2. Selectietrainingen

Algemeen

Door spelers in een zo vroeg mogelijk stadium te selecteren biedt de vereniging aan haar talentvolle leden de mogelijkheid zich alle aspecten van het tennisspel zo goed mogelijk eigen te maken. Aangezien de vereniging een deel van de kosten voor haar rekening neemt is het van belang de gehele vereniging inzage te verstrekken in de selectiecriteria. Dit doen we door deze criteria te beschrijven.

Selectietrainingen kennen bij HTC diverse niveaus. De groepen worden ingedeeld naar sterkte. De selectietrainingen vinden plaats gedurende het gehele jaar (40 weken) te beginnen in oktober. Hierna volgt de (indoor)winter- en daarna de (outdoor)zomer cyclus.. de prijzen zijn opgedeeld in een vast maandtermijn gedurende 12 maanden.

Selectiecriteria

De samenstelling van de selectie vindt plaats op basis van al bestaande kennis van TC en trainers. Indien (jeugd)leden onbekend zijn, worden zij ingepast en gevolgd om hen in een passende groep in te delen. Potentiële leden die in aanmerking wensen te komen voor deelname aan selectietrainingen dienen zich als lid te hebben aangemeld, voordat de procedure om te komen tot de definitieve selectie is begonnen. De trainers beoordelen elke voorspelende deelnemer op een aantal belangrijke criteria;

Selectiecriteria Jeugd + Senioren

1.       Aanleg

2.       Houding/mentaliteit

3.       Fysieke gesteldheid

4.       Motivatie (verwacht wordt dat competitie en toernooien worden gespeeld).

5.       Trainingsdiscipline

6.       Resultaten uit gespeelde competitiewedstrijden

 

TC en trainers stellen in overleg een lijst op met geselecteerde kandidaten. Geschilpunten worden besproken, waarna de definitieve selecties zijn geformeerd. Nadat de TC haar akkoord heeft gegeven kunnen de geselecteerde leden worden geïnformeerd.

 

De TC benadrukt dat het volgen van bovengenoemde procedure de zorgvuldigheid ten goede komt. Seniorleden komen slechts in aanmerking voor selectietrainingen indien zij tenminste speelsterkte 6 of beter hebben. Daarnaast wordt het aantal gespeelde (open)toernooien meegewogen in de beslissing aangaande deelname aan selectietrainingen.

 

5.3. Competitieteams

Algemeen

HTC neemt deel aan alle KNLTB competities. De TC verzorgt de KNLTB landelijke competities op de zondag.  Alle leden kunnen zich opgeven, bij de TC, voor het spelen van deze competitie. De indeling vindt plaats volgens vastgestelde criteria, waarbij voor de teams in de laagste klassen het gezelligheidselement bij de samenstelling van de teams wordt betrokken. Bij het samenstellen van de competitieteams wordt ieder seizoen een blanco start gemaakt. Dit wil zeggen dat geen enkel lid rechten kan ontlenen aan het eerder hebben deelgenomen aan een bepaalde competitie of aan het deel uit maken van een vaste teamsamenstelling. Alle leden dienen gelijke kansen te hebben op deelname aan competitie. Wel is deelname aan de HTC selectietrainingen een pré.

Samenstellen competitieteams

Om tot een evenwichtige teamsamenstelling te komen zullen de trainers gebruik maken van dezelfde criteria zoals die vermeld staan bij de Selectie. Samenstelling van teams wordt echter mede beïnvloed door de Dynamische Speel Sterkte zoals vastgesteld door de KNLTB op het tijdstip van samenstelling.

De TC en de  trainers maken een voorlopige indeling van de selectiespelers in competitieteams. Na akkoord van de TC kan de teamsamenstelling vrijgegeven worden.

Nadat door een aantal leden van de TC (belast met dit onderdeel) een voorstel is gemaakt, zal dit worden besproken in een algemene of speciale TC vergadering.

Communicatie

Bekendmaking van de samenstelling van de competitieteams vindt plaats uiterlijk één maand voordat de competitie begint, middels mail naar betrokkenen en plaatsing op de website www.htcdenhelder.nl.

5.4 Trainingsbijdrage deelnemers en vereniging

De deelnemers aan de selectietraining(en) dienen een gedeelte van de kostprijs zelf bij te dragen. Naar mate tennisniveau en intensiteit van trainen wordt dit percentage bepaald.

Hoofdstuk 6 Trainers

6.1 Algemeen

De trainers worden, op voorstel van de Technische Commissie door het Bestuur ingehuurd. Dit jaar, evenals de 7 jaar hiervoor, via tennisschool CIC.

6.2 De Trainers

De vereniging heeft op dit moment 4 vaste trainers, betrokken uit de CIC tennisschool. De 2 selectietrainers geven  zowel winter- zomertraining aan  selecties (jeugd/senioren) als privé-training. De selectietrainers geeft alleen les aan de top van de vereniging. Een of meer leden van de TC hebben regelmatig contact met de trainers. Hierbij kunnen o.m. functioneren, trainingsorganisatie, activiteiten, selectie en competitiedeelname aan de orde worden gesteld. Afspraken worden zoveel mogelijk schriftelijk vastgelegd.  In de TC-vergaderingen wordt regelmatig overleg gevoerd en verslag gedaan van gang van zaken rondom de trainers. In samenwerking en overleg met de trainers worden trainingsplannen opgesteld en beschreven.

6.3 selectietrainingsuren en banen

Jaarlijks wordt een overzicht opgesteld van de verwachte lesuren, aantallen deelnemers en te organiseren activiteiten. Eea wordt geheel geregeld en gefinancierd door de tennisschool CIC. Selectiespelers betalen een jaar of maandbedrag. Afhandeling hiervan ligt geheel bij de tennisschool.  In de winter worden er door de tennisschool banen gehuurd in de tennishal. In de zomer vinden de trainingen plaats op de banen van HTC.  Voor de grotere selectiegroepen is afgesproken nooit meer dan 4 banen tegelijk te gebruiken.

 

 

 

De Sportieve Jaardoelen 2012 zijn:

Senioren: De huidige situatie minimaal behouden:   1^e, 3^e, 4^e, 5^e,7^e klasse.

Alle teams op voldoende kwalitatief en kwantitatief niveau brengen, hiertoe:

Selectie- en competitietrainingen organiseren. Deze zo aantrekkelijk mogelijk maken dmv subsidie, volgens de richtlijn “hoe hoger het niveau, hoe meer training en dus subsidie”

Saamhorigheid: einde competitiefeest organiseren voor alle senioren en landelijke jeugd.

Specifiek 2012 het 1^ste klasse team, dat op aanvraag van de KNLTB verkregen is,  op gewenst niveau brengen. Handhaving bewerkstelligen. Teambuilding in de vorm van etentjes en andere activiteiten, kleding verzorgen, reis- en evt verblijfkosten, extra niveau groepstraining verzorgen.

Jeugd: De huidige landelijke teams op dit niveau handhaven en voorbereidingen treffen om in 2013 meer teams daar te hebben. Nu:  1 x landelijke mix 1^e klasse,  1 x meisjesteam landelijk 2^e klasse, 1 x jongens landelijk 3^e klasse. De hogere jeugdteams extra trainingen geven. Teambuilding in de vorm van een etentje medio de competitie. Extra ook het eindfeest samen met de senior